Nuotolinio darbo įrankiai, arba darbas nuo sofos

LT

Šiuo įtemptu laikotarpiu nuotolinio darbo galimybės tampa vis aktualesnės. Taip dirbame jau gerokai prieš pandemiją, todėl turime nemažai patirties tiek su įrankiais, tiek su tuo, kaip juos naudoti. Kadangi mūsų patirtis gali būti kam nors naudinga, nusprendžiau pasidalyti mintimis, kodėl nuotolinis darbas daugeliui komandų yra iššūkis, ką daryti, kad dirbti nuotoliu būtų lengviau, ir kokius įrankius naudojame.

Vebinaro medžiaga

Tiems, kurie labiau mėgsta santrauką: spauskite čia!

Kodėl nuotolinis darbas nepasiteisina

1. Nėra savo darbo vietos: Labai svarbu įsirengti darbo vietą, kurioje Jums kuo mažiau trukdytų. Tai pagrindas: jei neturite savo darbo vietos, jokie įrankiai nepadės. Darbo vieta reikalinga tam, kad jaustumėte, jog šiuo metu esate darbe, o ne tiesiog ilsitės ant sofos.

2. Įmonės darbo kultūra taip pritaikyta darbui biure, kad vadovai negali liautis nuolat smulkmeniškai kontroliuoti savo darbuotojų. Toks požiūris netinka nuotoliniam darbui. Sinchroninis bendravimas, toks įprastas biure, nuotoliniame darbe neveiks. Dirbant nuotoliu didžioji dalis bendravimo turi būti asinchroninė, nes kiekvienas gyvename savo darbo ritmu ir pagal savo grafiką.

3. Pasitikėjimo stoka: Darbo kultūros dalis, kurią dabar reikia puoselėti, yra pasitikėjimas kolegomis ir darbuotojais – kad jie atliks savo užduotis ir padarys tai sąžiningai, be nuolatinės kontrolės.

4. Netinkami darbo organizavimo įrankiai: jie nepasiekiami už biuro ribų ir nėra gerai integruoti į kasdienius darbo procesus. Pavyzdžiui, jei komanda neturės tinkamo įrankio susitikimų užrašams, kiekvienas juos ves kur papuola. O jei įrankis ir bus, ne visi mokės juo naudotis arba nebus bendro supratimo, kaip tai daryti. Rezultatas – išskaidyta informacija, nesusipratimai ir galiausiai chaosas.

5. Santykiai: Pakeisti darbo kultūrą daug sunkiau nei pakeisti darbo organizavimo įrankius. Abipusį pasitikėjimą ir pagarbą galima skatinti įvairiais būdais. Vienas jų – susitarti dėl taisyklių, pavyzdžiui, kad susitikimai prasideda nustatytu laiku ir visada baigiasi laiku. Jei kas nors pavėluoja ar nesilaiko taisyklių, jam skiriama nedidelė bausmė – mūsų įmonėje tai 5 atsispaudimai arba 5 pritūpimai. Tai nieko blogo, veikiau mažas motyvuojantis žingsnis, padedantis laikytis taisyklių. Iš to pamažu gimsta ir pasitikėjimas, kad viskas prasidės laiku ir pan. Be to, ypač dabar, verta apsišarvuoti kantrybe, nes kol nepriprasime prie naujos realybės, tikriausiai teks susidurti su atvejais, kai kas nors bus nesuprasta, nepadaryta ar pavėluota.

Įrankiai įmonei

Ištekliai

Laikas yra vienas brangiausių mūsų išteklių, todėl noriu pasidalyti tiek tuo, kaip galime organizuoti savo asmeninį laiką, tiek tuo, kaip geriau valdyti laiką įmonėje.

Asmeniniam laikui valdyti tikrai rekomenduočiau pradėti planuoti savo laiką, ypač dirbant nuotoliu. Labai lengva perdegti nuo per didelio darbo krūvio, o be struktūruoto dienos plano tai nutinka labai paprastai. Taip pat lengva įkristi į priešingą griovį – dirbti per mažai ir atsidurti situacijoje, kai per daug liko nepadaryta. Tai irgi gali sukelti stresą ir perdegimą.

Tiek kiekvieno darbuotojo, tiek vadovo užduotis – įsitikinti, kad kiekvienas supranta, jog laiką reikia planuoti ir kad reikalingas tam tikras režimas: kada pradedate ir baigiate darbą, kada ir kaip dažnai darote pertraukas ir pan. Taip pat svarbu pasirūpinti, kad tarp viso to liktų laiko fizinei ar protinei veiklai.

Laikui struktūruoti rekomenduoju Pomodoro techniką, apie kurią galite pasiskaityti čia.

Taip pat rekomenduočiau vesti asmeninę laiko apskaitą – kiek laiko skyrėte kiekvienai veiklai. Aš naudoju įrankį https://toggl.com/, kuris padeda išmatuoti veiklos trukmę: pradžioje paspaudžiu „play“ ir įvedu veiklos pavadinimą. Tai naudinga, nes dienos ar savaitės pabaigoje nereikia bandyti prisiminti, kiek laiko skyriau kiekvienai veiklai. Kitos galimybės – Harvest https://www.getharvest.com/ arba dažnai ir sistemos, kurias jau naudojate. Pavyzdžiui, laiką galima apskaityti tiek mūsų naudojamoje Excellent ERP (https://www.hansaworld.com/lv/products/standard-erp), tiek Jira (https://www.atlassian.com/software/jira).

Taip pat galiu rekomenduoti „getting things done“ programėlę Things https://apps.apple.com/us/app/things-3/id904237743, kuri iš esmės pakeitė mano produktyvumą. Ji padeda nepamiršti, ką reikia padaryti, ir anksčiau ar vėliau tai atlikti.

Įmonėje svarbu įdiegti bendrą kalendorių – ar tai būtų Jūsų ERP sistemoje, Microsoft Outlook, ar Google kalendoriuje (https://calendar.google.com/calendar/r). Tinka bet koks bendras kalendorius – svarbiausia, kad matytumėte, kada kolega pasiekiamas, kada jo asmeninis laikas, kada galite suplanuoti skambutį ir pan. Bendras kalendorius pašalina poreikį nuolat klausinėti „kada tau tinka?“, o tai labai svarbu bendram laiko valdymui.

Bendravimas

Sklandžiam komandos bendravimui rekomenduočiau Slack (https://slack.com/intl/en-lv/) arba, jei jau prenumeruojate Office 365, Microsoft Teams (https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software).

Vis dėlto noriu pažymėti, kad rašymas yra gana neefektyvus būdas perduoti informaciją kitam žmogui. Tai efektyvus būdas informacijai kaupti, tačiau kalbėti yra 6 kartus greičiau nei rašyti, be to, žodinis bendravimas padeda išvengti nesusipratimų, kurie gali kilti susirašinėjant.

Skambinkite, susitarkite dėl skambučio ir iš karto pasiruoškite ekrano bendrinimą – bendrauti bus daug paprasčiau.

3 skirtingų tipų skambučių įrankiai:

  • Slack, Teams ir Skype patogu naudoti, kai norite greitai sinchroniškai susiskambinti su žmogumi ir parodyti jam ekrane rūpimą klausimą. Susirašinėjote, supratote, kad tai neefektyvu – susitarkite paskambinti.
  • Jei pokalbis suplanuotas iš anksto ir jame dalyvauja keli žmonės, tinkamas įrankis bus Zoom (https://zoom.us/), GoToMeeting (https://www.gotomeeting.com/en-ie) ar bet kuri kita vebinarų technologija.
  • Jei bendravimas asinchroninis, labiau tiks tokie įrankiai kaip Loom https://www.loom.com/: jis leidžia įrašyti, kas vyksta ekrane, kartu su Jūsų veidu ir balsu, o gavėjas vaizdo įrašą gali peržiūrėti jam patogiu metu.

Turinys

Darbas nuotoliu beveik neišvengiamai reiškia nesusipratimus. Juos galima sumažinti užtikrinant informacijos prieinamumą ir centralizavimą. Svarbu apibrėžti, kad tam tikros rūšies informacija randama viename konkrečiame įrankyje. Tai taikoma ir susitikimų užrašams, ir priimtiems sprendimams, ir bendrai rengiamiems dokumentams, ir kitai informacijai.

Didžiajai daliai vidinio turinio – dokumentams, instrukcijoms, sprendimams, susitikimų protokolams – kurti ir kaupti naudojame Confluence (https://www.atlassian.com/software/confluence). Jei naudojate Office 365, galima rinktis SharePoint https://products.office.com/en-us/sharepoint/collaboration. Yra ir daug kitų intraneto bei wiki programų, tačiau svarbu, kad įrankis būtų pasiekiamas iš bet kur visiems darbuotojams, galbūt ir klientams. Mums labai padeda tai, kad galime parašyti sprendimo specifikaciją arba naudojimo instrukciją ir nusiųsti klientui nuorodą į dokumentą. Jei klientas ko nors nesupranta arba instrukciją reikia papildyti, mes tai padarome, o klientui tereikia perkrauti puslapį – ir jis mato naujausią versiją.

Labai svarbu, kad įmonėje būtų bendras supratimas, kur „gyvena“ kiekvienos rūšies informacija, todėl siūlau su visa komanda susitarti, kur saugomas ir prižiūrimas kiekvienas turinio tipas. Tokios vidinės wiki puikiai tinka ir vidinėms įmonės procedūroms aprašyti, kad visiems būtų aišku, kaip atitinkami dalykai turi būti daromi, kur saugoti turinį, kaip elgtis krizinėse situacijose ir pan.

Dalį turinio gali būti patogiau saugoti kartu su užduotimi ar sandoriu, su kuriuo jis susijęs. Pavyzdžiui, Jira naudojame konkrečių užduočių sprendimams saugoti, nes svarbu juos suprasti problemos kontekste. Excellent ERP naudojame pastaboms apie konkrečius pasiūlymus, sąskaitas ar klientus.

Užduotys

Užduotys būna labai įvairios, tačiau, mano nuomone, visos jos turi 3 svarbius dalykus.

1. Būsena – ar užduočiai atlikti pakanka vieno etapo, ar tai kelių žingsnių procesas, kuriame gali būti, pavyzdžiui, 10 galimų būsenų. Labai svarbu žinoti, kuriame etape yra užduotis, kad būtų galima tinkamai sekti jos vykdymą.

2. Atsakingas asmuo – kiekvienai užduočiai būtina paskirti atsakingą asmenį, nes jei atsakingo nėra, greičiausiai užduoties niekas ir neatliks.

3. Kiekis – apžvalga, kiek iš viso yra užduočių, kiek laiko užtrunka jų atlikimas ir, atitinkamai, kiek darbo dar liko.

Bendradarbiavimas

Jei turite daug valdomų užduočių, rekomenduočiau taikyti kurį nors Agile metodą, pavyzdžiui, Kanban (https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_(development)), Lean (https://blog.kainexus.com/the-fundamentals-of-the-lean-methodology) ar panašią metodiką, kuri suteiks rėmus ir padės suprasti, kaip jas spręsti.

Įmonėje svarbu, kad visi reguliariai susiderintų, pavyzdžiui, per rytinį „stand-up“ susitikimą, kuriame galima sužinoti, ką kas padarė ir ką planuoja daryti. Dirbant nuotoliu tai tampa dar svarbiau, nes darbas dažniau vyksta asinchroniškai. Jei turite įrankį, kuriame visos užduotys surašytos pagal prioritetą, darbuotojams bus lengviau suprasti, ką turi daryti jie, o ką kolegos, ir susiderinti bus daug paprasčiau.

Rekomenduojami užduočių organizavimo įrankiai:

Analitika

Kiekvienas iš šių įrankių sukuria daug vertingos informacijos. Ją reikia panaudoti savo naudai. Aš ją daugiausia naudoju trims tikslams:

1. Operatyvinei situacijai stebėti

2. Bendriems, visiems žinomiems, išmatuojamiems ir sekamiems tikslams nustatyti

3. Atsakymams į klausimus, kylančius priimant kasdienius sprendimus, gauti

Norint sėkmingai analizuoti visą minėtą informaciją, ją galima apibendrinti keliais būdais. Tikriausiai 90 % įmonių naudoja Excel, tačiau dažniausiai tai labai painus ir rankinis procesas, kuriame labai lengva suklysti ir tenka daug kartų kartoti tuos pačius veiksmus. Dirbant nuotoliu klaidų tikimybė didėja dėl informacijos neprieinamumo ir nesusikalbėjimo.

Todėl verta ieškoti patikimesnio ir labiau automatizuoto sprendimo. Tai gali būti SQL, kai prie duomenų bazės jungiatės tiesiogiai per ataskaitų įrankius ar net per tą patį Excel. Tačiau geresnis pasirinkimas – verslo analitikos (BI) įrankiai. Jei aktyviai naudojate Microsoft įrankius, tinkamas sprendimas galėtų būti PowerBI (https://powerbi.microsoft.com/en-us/). Mes renkamės Latvijoje sukurtą flex.bi (https://flex.bi/), kuris leidžia vienoje vietoje sujungti duomenis iš visų mūsų naudojamų įrankių – Jira, Confluence, Excellent ERP ir kt. Tai leidžia automatizuoti duomenų įkėlimą, lengviau apibrėžti ataskaitas, kontroliuoti duomenų prieinamumą ir, svarbiausia, tai daryti tik vieną kartą vienoje sistemoje, o ne bandyti kurti ataskaitas kiekviename įrankyje atskirai.

Todėl daugelio procesų stebėjimas užtrunka vos kelias sekundes: atidarau reikiamą ataskaitų skydelį (dashboard) ir matau, ar viskas gerai, ar reikia įsikišti. Ten pat galiu sukurti komandos tikslų skydelį, kad visi galėtų jį matyti ir siektų užsibrėžtų tikslų.

Taip pat galiu greitai gauti atsakymus į klausimus, vos tik jie kyla, pavyzdžiui:

1. Kokias prekes užsakyti už likusias lėšas?

2. Kiek laiko dar užteks darbo?

3. Kaip vienas klientas atrodo kitų fone?

Komanda

Norint išlaikyti komandos jausmą, svarbu galvoti apie virtualų buvimą kartu, pavyzdžiui, penktadienio rytų pusryčius, internetinius žaidimus ar bet kokį kitą kartu leidžiamą laiką, kuris tiesiogiai nesusijęs su darbu.

Tam tiks tokie įrankiai kaip Zoom ar Slack, kuris turi puikią integraciją su giphy (https://giphy.com/), kad galėtumėte pajuokauti. Tam galima sukurti net specialų kanalą, skirtą tik juokams.

Dirbant nuotoliu dažnai nėra progos arba tiesiog pamirštame padėkoti, kai kas nors padarė ką nors gero. Biure galime padėkoti žodžiu ar kitaip parodyti dėkingumą, tačiau dirbant nuotoliu ir skirtingu laiku tai labai lengva pamiršti. Tam sukūrėme įrankį Good job Pal (https://goodjobpal.com/), kuris leidžia padėkoti bet kuriame iš mūsų naudojamų įrankių.

Apibendrinimas

  • Įžvelkite teigiamas šios krizės puses – darbas iš namų suteiks mums daugiau laisvės, darbas taps lankstesnis ir orientuotas į rezultatą, o ne į pačią veiklą.
  • Krizės parodo abipusio pasitikėjimo lygį. Jei reikia pagalbos, pasinaudokite gerais santykiais su darbuotojais, klientais ir partneriais ir atminkite, kad dabar puikus metas šiuos santykius dar labiau sustiprinti.
  • Dabar turite laiko įdiegti naujas sistemas ir procesus, o tiekėjai taip pat turi laiko, todėl ieškokite abipusiai naudingų sandorių – nuolaidų, mokėjimo dalimis ir kitų sprendimų.
  • Atidžiai vertinkite „krizinius pasiūlymus“. Vertinkite juos ilgalaikėje perspektyvoje, kad po trijų mėnesių vėl nereikėtų diegti kažko naujo, nes krizės metu buvęs „nemokamai“ virto „negaliu sau leisti“.
  • Ruoškitės laikui, kai viskas normalizuosis, nes anksčiau ar vėliau tai įvyks.
  • Galiausiai – padarykite visus seniai atidėtus darbus, kuriems niekada neturėjote laiko. Jei ne dabar, tai kada?